Privacy Statement

Wanneer u één van onze wellnessresorts bezoekt willen we u even laten ontsnappen aan het leven van alledag. Daarom komt u als gast bij ons altijd op de eerste plaats. Het gevoel van gastvrijheid willen we u niet alleen tijdens uw bezoek aan ons wellnessresort laten ervaren maar bijvoorbeeld ook al vooraf bij het plannen van een bezoek.

Om u op alle momenten goed te kunnen helpen hebben we straks hiervoor soms informatie van u nodig. Bijvoorbeeld als u een reservering wilt maken of als al een reservering hebt gemaakt en daar nog vragen over hebt. Maar we springen uiteraard altijd zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om. Wat we met uw persoonlijke gegevens doen en waarom we ze nodig hebben, vertellen we u als dit allemaal van toepassing is graag.

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 15 oktober 2024.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

U kent ons waarschijnlijk als Wellness Landgoed De Valkenberg, maar wat u misschien nog niet wist is dat wij onderdeel uitmaken van International Wellness Resorts BV (IWR). IWR is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.

Contactgegevens:
International Wellness Resorts (IWR)
Viskweekweg 10
8166 KJ EMST
privacy@iwr.nl

Hoofdverantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is IWR. Uw persoonsgegevens worden dan ook gedeeld binnen IWR, haar dochterondernemingen en indien van toepassing ook met haar partners zoals te lezen is in dit privacy statement.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Uitvoering van reserveringen

Wanneer u (indien dit mogelijk wordt) een reservering maakt voor een verblijf bij Wellness Landgoed de Valkenberg, hebben wij op grond van de uitvoering van een overeenkomst bepaalde gegevens van u nodig. Ook in andere gevallen, zoals bij informatie aanvragen, de administratie omtrent bijvoorbeeld prijsvragen en het bezoeken van onze website, verwerken wij gegevens. Soms delen wij uw gegevens met andere partijen, maar dat doen we alleen als dat echt nodig is óf als u daar toestemming voor hebt gegeven bijvoorbeeld door u aan te melden voor onze nieuwsbrief. Dit gebeurt bijvoorbeeld voor de verzending van e-mails of het verwerken van onze gastenenquête. Wanneer u een reservering maakt, worden uw gegevens vanzelfsprekend gedeeld met het wellnessresort waar u voor hebt gereserveerd.

Persoonsgegevens van minderjarigen
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 18 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. In onze wellnessresorts hanteren wij een leeftijdsgrens waarbij minderjarigen uitsluitend onder begeleiding van een volwassene naar binnen mogen. Daarom vragen wij bij het maken van een reservering of u meerderjarig bent. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@iwr.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Persoonsgegevens die wij verwerken


Voor- en achternaam
Om u tijdens uw bezoek aan het wellnessresort en ook in onze verdere communicatie persoonlijk te kunnen aanspreken, gebruiken we graag uw persoonlijke gegevens. Deze zijn vanzelfsprekend ook nodig om uw reservering te kunnen maken.

E-mailadres
Bij het maken van een reservering sturen wij u altijd een bevestiging per e-mail. Daarnaast is uw e-mailadres bedoeld om contact op te kunnen nemen per e-mail indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren. Na uw verblijf sturen wij een after sales mailing om uw mening over uw verblijf in onze wellnessresort te vragen. In dit geval gaat het om het verzamelen voor het uitvoeren van een overeenkomst.
Nieuwsbrieven kunt u natuurlijk ook van ons ontvangen, alleen versturen wij u deze alleen als u ons daar toestemming voor geeft. Ontvangt u liever geen nieuwsbrieven meer dan kunt u zich gemakkelijk uitschrijven via de link in de nieuwsbrief.

Telefoonnummer
Soms moeten wij contact met u opnemen over uw reservering, bijvoorbeeld als u een behandeling of hotelovernachting hebt gereserveerd. Daarom vragen we u tijdens het maken van een reservering naar uw telefoonnummer. Ook bellen wij u soms voor aankomst of na afloop om te vragen of alles duidelijk is en of alles naar wens is geweest.

Wij kunnen uw telefoonnummer gebruiken voor commerciële doeleinden.

Betaalgegevens
Om uw reservering te kunnen betalen maken wij gebruik van een beveiligde betaalomgeving. Wanneer u met iDEAL of Creditcard betaalt worden uw gegevens in onze administratie opgeslagen om de betaling aan uw reservering te kunnen koppelen. Verder gebruiken wij uw bankrekeningnummer alleen wanneer u geld van ons terugkrijgt. Wanneer u met een creditcard betaalt, sturen wij uw creditcardgegevens vanuit onze beveiligde omgeving rechtstreeks naar onze creditcard partner. Zij voeren onze creditcardbetalingen uit. Hierbij krijgen wij uw creditcardgegevens niet te zien. U betaalgegevens worden door middel van een beveiligde verbinding rechtstreeks naar de bank of creditcard partner verstuurd, wij slaan deze dus niet op. De bank of creditcard partner vertelt ons daarna alleen of uw betaling gelukt is. De grond waarop wij uw betaalgegevens verzamelen is het uitvoeren van een overeenkomst.

Verwachte aankomst- en vertrektijd
Wanneer u een reservering maakt vragen we u ook naar uw verwachte aankomst- en vertrektijd. Op basis van de door uw aangegeven tijden kunnen wij tot op het moment dat u incheckt in het wellnessresort en/of het hotel, een eventueel gereserveerde behandeling of wellnessritueel inplannen.

Adres, postcode en woonplaats
Adres en woonplaats vragen wij uitsluitend als daar gegronde reden voor is. Een  reden zou kunnen zijn dat u mee heeft gedaan aan een winactie. Daarmee is dat op grond van het uitvoeren van een overeenkomst.

IP-adres
Uw IP-adres wordt bij het maken van uw reservering opgeslagen om misbruik bij betaling te herkennen. Wij onthouden uw voorkeuren en kunnen zo een passend advies geven. Wij hebben hier een gerechtvaardigd belang, omdat we constant misbruik en eventuele bugs in onze systemen opsporen. De uitkomsten gebruiken wij voor het verbeteren van onze diensten zoals onze website en het aanspraken van mensen op misbruik.

Bewaartermijn

Alle bovenstaande gegevens verzamelen, verwerken en bewaren wij op basis van grond van een overeenkomst. Deze gegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst. Op basis van wettelijke grond zijn wij verplicht de reserveringsdata 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Wij wijken hier uitsluitend vanaf indien daar gegronde aanleiding voor is, bijvoorbeeld in geval van fraude of een geschil. In dat geval bewaren wij de gegevens totdat de zaak in kwestie volledig is afgerond.

Klikgedrag en bezoekgegevens

Wanneer u onze website bezoekt, krijgen wij algemene bezoekgegevens. Het gaat dan bijvoorbeeld om het tijdstip van het bezoek en gegevens die uw browser meestuurt. Het IP-adres van jouw apparaat wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd, zodat we deze gegevens niet aan u als persoon kunnen koppelen.

Wij verzamelen deze gegevens voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op onze website. Bovendien optimaliseren wij continu de werking van onze website en daarvoor hebben we deze gegevens nodig. Voor deze analyses kan het zijn dat wij bijvoorbeeld een online marketingbureau inhuren. Ook onze web developer die wij extern inhuren, heeft toegang tot deze data. Dit is noodzakelijk zodat deze direct kan zien waar er eventueel iets mis gaat indien er problemen zijn met het functioneren van de website of oneigenlijke toegang door derden.

Wij gebruiken deze gegevens vanwege ons legitiem belang bij het monitoren en verbeteren van onze website. Deze gegevens bewaren wij zolang als ze relevant zijn voor ons.

Gastencontact

U kunt in de toekomst met ons bellen en mailen. Vanaf nu kunt u ons al via social media benaderen. Om ervoor te zorgen dat u straks uw verhaal niet twee keer hoeft te doen, slaan wij gegevens op. Om onze service elke dag een beetje beter te maken, analyseren wij straks ook alle contactmomenten. Telefoongesprekken kunnen wij ook opnemen om te gebruiken als trainingsmateriaal. Wij verzamelen deze gegevens enerzijds op grond van het uitvoeren van een overeenkomst, namelijk het contact goed laten verlopen zodat u een antwoord krijgt op al uw vragen. Anderzijds is het ook zo dat IWR hier een gerechtvaardigd belang bij heeft. Wij willen namelijk leren van al onze contactmomenten, zodat we u elke keer een beetje beter kunnen helpen. Nu en in de toekomst.

Wij verzamelen gastcontact gegevens op grond van een overeenkomst. Zodra u contact met ons opneemt, willen we u verder kunnen helpen. Zonder enkele minimale persoonsgegevens zoals u naam en e-mailadres, kunnen wij u niet helpen.

Nieuwsbrieven

Wanneer u zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief van één van onze wellnessresorts, kunt u (gepersonaliseerde) nieuwsbrieven, aanbiedingen en enquêtes van ons ontvangen. Zodra u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gaat u automatisch akkoord met de privacy statement zoals die hier beschreven is. Voor de inhoud van de nieuwsbrieven, kunnen wij kijken naar uw interesses en eerdere reserveringen. Ontvangt u liever geen nieuwsbrieven en aanbiedingen meer dan kan kunt u uzelf steeds uitschrijven via de link in de nieuwsbrief van het betreffende wellnessresort. .

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief vragen wij om uw e-mailadres. Daarnaast kunt u zelf aanvullende persoonsgegevens zoals uw geboortedatum en uw voorkeuren aan ons doorgeven. Voor nieuwsbrieven en alle daaruit voortvloeiende marketingactiviteiten verzamelen wij uitsluitend persoonsgegevens op grond van uw toestemming. Uw toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken door u af te melden voor de nieuwsbrief zoals hierboven beschreven.

Advies op maat

Als u onze website bezoekt, ons liket op Facebook, indien het straks mogelijk is een reservering maakt bij ons of in een van onze wellnessresorts verblijft, onthouden wij wat u leuk vindt. Wij doen het zoekwerk en helpen u met mooie aanbiedingen, bijvoorbeeld per mail of via een gepersonaliseerde advertentie. Daarbij kunnen wij uw e-mailadres bijvoorbeeld koppelen aan uw (web)gedrag of aan de reservering die u hebt gemaakt. Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld een herinnering sturen als u uw reservering niet volledig voltooid hebt. Wij gebruiken uw gegevens ook om onze dienstverlening en websites te verbeteren. Uw gegevens worden verder gebruikt om relevante advertenties te laten zien op bijvoorbeeld Facebook en YouTube en andere online media platforms. Om informatie en aanbiedingen zoveel mogelijk op uw interesse af te stemmen, kunnen wij uw gegevens laten vergelijken of combineren met bij andere bedrijven bekende gegevens. Daarbij kan ook gebruik worden gemaakt van zogenoemde customer match programma’s. Onder meer wanneer u social media gebruikt op verschillende apparaten is het mogelijk dat u deze advertenties ook op deze andere apparaten ziet. Cookies spelen daarbij een rol. Voor zover wettelijk vereist vraagt IWR uw toestemming, voordat zij uw gegevens aan derden verstrekt. Daar waar we uw gegevens kunnen anonimiseren voordat we ze met deze specifieke partijen delen, anonimiseren we deze door ze te versleutelen.

Advies op maat is altijd volledig op basis van uw toestemming. Uw toestemming kunt u geven/wijzigen/intrekken en kunt u doen door:

  • u aan- of af te melden voor de nieuwsbrieven of uw voorkeuren voor het ontvangen van nieuwsbrieven te wijzigen; wanneer u akkoord geeft voor het versturen van nieuwsbrieven, gebruiken wij uw gegevens ook voor gepersonaliseerde advertenties.
  • de cookie instellingen te wijzigen.

(Win)acties

Indien u hebt deelgenomen aan een actie kunnen wij contact met u opnemen en informeren wij u indien u gewonnen hebt. We gebruiken deze gegevens ook om onze acties te analyseren. Zo worden ze elke keer nóg leuker.
Daarnaast kunnen wij bijvoorbeeld vragen om een foto met ons te delen die wij op onze beurt weer gebruiken voor verdere promotie via bijvoorbeeld onze website, social kanalen en onze nieuwsbrief. De exacte voorwaarden staan altijd bij de betreffende actie vermeld.

Wanneer u meedoet aan een (win)actie dan geeft u toestemming voor het verzamelen van uw persoonsgegevens.

Reviews en gastenenquêtes

Na afloop van uw verblijf in één van onze wellnessresorts ontvangt u van ons een e-mail met de vraag of u een review wilt achterlaten of een gastenenquête in wilt vullen.

Door een review achter te laten kunt u andere gasten helpen. Door ervaringen te delen, geeft u anderen een nóg beter beeld van het wellnessresort waar u bent geweest. Voor reviews werken wij niet samen met de betreffende partijen. Zo kunnen we de onafhankelijkheid van de platformen altijd garanderen en weet u altijd zeker dat de reviews die u ziet, betrouwbaar zijn. Voor u een review achterlaat, adviseren we u de privacy statement van de betreffende partij te lezen. IWR verklaard zich niet verantwoordelijk voor de gegevens die verzameld worden door de partijen die reviews verzamelen.

De antwoorden die u geeft in onze gastenenquête(s) worden door ons bekeken om onze dienstverlening verder te verbeteren en u beter te leren kennen. In dat kader kunnen we uw antwoorden en gegevens ook delen met onze wellnessresorts en partners. Alle gegeven antwoorden verwerken we volledig anoniem, tenzij u ons feedbackformulier gebruikt. In dat geval kan er ook contact met u worden gezocht naar aanleiding van de door u gegeven feedback, bijvoorbeeld om aanvullende vragen te stellen of om u te bedanken voor uw feedback.

Het versturen van reviews en gasten enquetes doen wij op grond van uw toestemming. U kunt uw voorkeuren altijd wijzigen door op de link die onderaan elke nieuwsbrief staat te klikken.

Verbetering

We benaderen u soms voor een gastenonderzoek of een plaats in ons gastenpanel. Verder willen we weten hoe de afhandeling van een klacht is verlopen en wat u van onze nieuwsbrief vindt. Daarom verzamelen wij bezoekersgedrag. Zo kunnen we uw leesgedrag analyseren en content maken die bij uw wensen past. Dit doen we door unieke bezoeken te registreren, met alle activiteiten die daarbinnen plaatsvinden. Denk hierbij aan het bekijken van pagina's, ergens op inzoomen of op links klikken. Soms voert een derde partij deze checks voor ons uit.

Voor het doorvoeren van verbeteringen, hebben wij uw hulp nodig. Door het plaatsen van statistische cookies, kunnen wij verbeteringen aan onze website doorvoeren. Uiteraard plaatsen wij deze cookies alleen op grond van uw toestemming. U kunt uw voorkeuren te allen tijde aanpassen door de cookie instellingen te wijzigen.

Ook voor gastenonderzoek kunt u zelf bepalen of u hier aan mee wilt werken. U kunt uw toestemming geven of intrekken door op de afmeldlink die u in elke nieuwsbrief vindt te klikken.

Vordering gegevens

Soms gebruiken we gastgegevens om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. Onder omstandigheden zijn we gehouden om persoonsgegevens door te geven aan relevante instanties. In verband met (internationale) sanctiewetgeving kan het onder omstandigheden ook voorkomen dat wij uw gegevens delen met bijvoorbeeld financiële instellingen.

Op grond van een wettelijke plicht in geval van het vermoeden van fraude verzamelen wij gegevens. Daarnaast beroepen wij ons op een gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij het opsporen en voorkomen van bijvoorbeeld fraude dat wij preventief gegevens verzamelen die voor dit doel nodig zijn zoals bijvoorbeeld uw ip adres.

Cookies

Tijdens uw bezoek aan onze website worden er cookies geplaatst op uw apparaat. Dit kunnen functionele of analytische cookies zijn, maar ook cookies die jouw surfgedrag op internet tracken. Zodra u onze website voor het eerst bezoekt, vragen wij u toestemming voor het plaatsen van cookies. Cookies kunnen persoonsgegevens, zoals een IP-adres verwerken. Daarom leggen we u graag hier uit wat cookies zijn, welke cookies we plaatsen, wat ze precies doen en waarom ze er zijn.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?

IWR deelt uw gegevens nooit zomaar met derden en enkel wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Verkopen van uw persoonsgegevens doen wij nooit. In het geval wij uw persoonsgegevens delen met een derde partij, is dat omdat:

  • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • wij hen hebben gevraagd om analyses voor ons uit te voeren;
  • dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te kunnen voeren;
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf);
  • u hier toestemming voor hebt gegeven.

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

  • IT-leveranciers en -dienstverleners zoals onze web developer
  • Bezorgdiensten
  • Cookie leveranciers (bekijk hiervoor onze cookieverklaring hieronder)
  • Betaling dienstverleners (en incassobureaus)
  • Platformen met analytische doeleinden zoals Google Analytics
  • Advertentieplatformen zoals Google en Facebook
  • E-mail service providers zoals Spotler
  • Videoplatformen zoals YouTube en Vimeo
  • Website optimalisatie software zoals VWO
  • Trackingsoftware ter verbetering van onze websites waaronder HotJar en Google
  • Analytics
  • Consultants
  • Online marketingbureaus

In onze werkwijze hebben wij ervoor gekozen om soms samen te werken met partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte(EER). IWR doet dit alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Met alle partijen waar wij mee samenwerken als het gaat om persoonsgegevens verwerking, sluiten wij een zogenaamde verwerkingsovereenkomst. Op die manier maken wij afspraken over hoe deze partijen om moeten gaan met uw persoonsgegevens.

Beveiliging

Gezien wij uw privacy erg hoog in het vaandel hebben staan en er, zoals u hebt kunnen lezen, niet altijd onderuit kunnen om persoonsgegevens te verzamelen, hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben onder meer de volgende maatregelen getroffen:

  • alleen de noodzakelijke personen hebben toegang tot uw gegevens;
  • zonder wachtwoord hebben onze medewerkers geen toegang tot hun computers en systemen;
  • toegang tot de kantoren is beperkt middels fysieke maatregelen in de vorm van vingerafdruk ontgrendeling;
  • dagelijks is er beveiliging aanwezig in onze kantoorpanden en wellnessresorts om oneigenlijke toegang te voorkomen;
  • doelgebonden toegangsbeperkingen en dataopslag binnen de EU en zoveel mogelijk op de locatie in Emst;
  • encryptie (versleuteling) van digitale bestanden.

Bij het vernietigen van papieren documenten die persoonsgegevens bevatten, zorgen wij ervoor dat deze in een speciale afgesloten container afgevoerd worden voor vernietiging.

Websites van derden

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de website van alle Nederlandse en Belgische wellnessresorts van IWR waaronder: www.valkenberg.nl en op geen enkele andere website van derden dan wel van IWR die middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare en veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om altijd de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat u er gebruik van besluit te maken.

Klachten - Autoriteit persoonsgegevens

Uiteraard hopen wij dat u geen klachten hebt over onze werkwijze als het gaat om het waarborgen van uw privacy. Mocht u toch klachten hebben over de verwerking van persoonsgegevens en u kunt er met ons niet uit dan helpen wij u  natuurlijk ook graag verder. Op grond van de privacywet heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Om een officiële klacht in te dienen kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

IWR behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring. Wijzigingen zullen rechtstreeks op onze website worden gepubliceerd en gaan altijd per direct in. Check daarom regelmatig deze pagina, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage, correctie en recht van verzet

U hebt te allen tijde recht om inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u hebben. Hiervoor dient u schriftelijk een verzoek bij ons in te dienen. Bij dit verzoek vragen wij u om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie van uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

U heeft de volgende rechten:

  • Recht op inzage: u heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien;
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • Recht om toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming altijd eenvoudig intrekken;
  • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen;
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij;
  • Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.

Mocht u gebruik willen maken van uw rechten dan kun u uw verzoek schriftelijk bij ons indienen. Een verzoek per e-mail is voor ons ook voldoende om gebruik te kunnen maken van uw rechten. Graag verzoeken we u duidelijk aan te geven wat u verzoek precies is, zodat wij het op een goede manier in behandeling kunnen nemen.

Zodra wij uw verzoek ontvangen hebben, ontvangt u van ons een ontvangstbevestiging. Vervolgens gaan wij aan de slag met uw verzoek en komen zo snel mogelijk, maar binnen 4 weken, terug op uw verzoek. In ingewikkelde gevallen kan het zijn dat wij hier vanaf moeten wijken, maar daarover informeren wij u dan tijdig. Opgevraagde gegevens zullen wij digitaal en versleuteld naar u of een andere door u genoemde organisatie toesturen.

U kunt ook als u vragen, opmerkingen of klachten hebt contact met ons opnemen.